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Vertretungsrichtlinie des Landesschachverbandes Sachsen-Anhalt

Gert Kleint

1. Zweck
Diese Richtlinie regelt die Vertretungsvollmacht für externe und interne Kassengeschäfte des Landesschachverbandes (im Weiteren LSV genannt). Bestellungen und Angebote sind grundsätzlich nur entsprechend den nachfolgend aufgeführten
Regelungen und Wertgrenzen abzugeben. Die erforderlichen Unterschriften sind einzuholen, auch wenn diese nicht elektronisch übermittelt werden können.
Mailverkehr ist grundsätzlich mit folgendem Zusatz zu versehen:

Landesschachverband Sachsen-Anhalt e. V.
Amtsgericht Stendal, Vereinsnummer 20325

Präsidentin: Claudia Meffert
Vizepräsidenten: Klaus-Dieter Jäschke, Roland Katz, Gert Kleint, Martin Wechselberger
Geschäftsführer I: Michael Zeuner
Geschäftsführer II: Andreas Domaske

Die Unterschriftsproben des Präsidenten, der Vizepräsidenten und des Geschäftsführers liegen in der Geschäftsstelle vor. Die mit einer elektronischen Unterschrift versehenen Schriftstücke sind in der Geschäftsstelle in Kopie zu archivieren.

2. Geltungsbereich
Die Vertretungsrichtlinie gilt für den Landesschachverband Sachsen-Anhalt e.V. und seine Untergliederungen entsprechend.

3. Rechtsgeschäftliche Vertretungsberechtigung
Rechtsgeschäftlich sind neben dem Präsidenten, den Vizepräsidenten und dem Geschäftsführer die gewählten Funktionäre des Landesschachverbandes, der Landesschachjugend und der Schachbezirke für ihr jeweiliges Aufgabengebiet alleinvertretungsberechtigt. Dasselbe gilt für Turnierleiter der offiziellen Meisterschaftswettkämpfe des Landesschachverbandes zum Zwecke ordnungsgemäßer Durchführung und unter Beachtung nach genannter Wertgrenzen und vorgegebener Budgets.

4. Beantragung und Erteilung von Einzelvollmachten
Weitere Vollmachten bedürfen jeweils der Zustimmung des Hauptausschusses. Sie sollen nur in besonderen Fällen (z.B. Ausrichtung eines LSV-Wettbewerbs) erteilt werden. Der Antrag ist den Mitgliedern des Hauptausschusses mindestens zwei Wochen vor der entsprechenden Hauptausschusssitzung bekannt zu geben.

5. Wertgrenzen
Für die Berechnung der Wertgrenze ist der jeweilige Gesamtumsatz ohne die gültige Mehrwertsteuer maßgebend. Die Funktionäre sind im Rahmen der nachfolgenden Werttabelle berechtigt, unter Beachtung der Finanzordnung, der Anlage der Finanzordnung und der Richtlinie zur Finanzarbeit Aufträge für den Landesschachverband auszulösen, Reisekosten abzurechnen und Auslagen zu erstatten. Sie zeichnen für die sachliche Richtigkeit des Kassengeschäfts verantwortlich. Die Geschäftsstelle,
der die Kontrolle der rechnerischen Richtigkeit obliegt, wird zeitnah informiert.

Wert Präsident Vizepräsident Geschäftsführer Schatzmeister Funktionäre
Turnierleiter		 Handlungs-
bevollmächtigter
bis 100 EUR x  x x x x gemäß Vollmacht
bis 500 EUR  x x  x  x    
bis 5.000 EUR  x  x x x    
bis 50.000 EUR  g  g g g    










x = alleine zeichnungsberechtigt
g = in Gemeinschaft zu zweit zeichnungsberechtigt
Der Vizepräsident zeichnet mit dem Zusatz „i. V.“ (in Vertretung), die Übrigen mit „i. A.“ (im Auftrag). Es gilt eine besondere Berechtigung zur Genehmigung von Reisekosten (Punkt 8).

6. Geschäftsführer
Der Geschäftsführer handelt im Rahmen des genehmigten Finanzplanes eigenverantwortlich, insbesondere bei der Bestellung angeforderter Bedarfsgüter (i. e. Bürobedarf, Bücher, CDs, Hard- und Software).

7. Belegwesen
Alle Geschäfte sind möglichst unbar abzuwickeln. Sollte dies nicht möglich sein, ist der entsprechende Rechnungsbetrag zunächst zu verauslagen und anschließend über das Formular „Auslagenerstattung“ abzurechnen. Der jeweils Verantwortliche prüft eingehende Rechnungen auf sachliche Richtigkeit und gleicht sie mit Auftrag und Lieferung ab. Unrichtigkeiten und fehlende Rechnungsangaben sind auf seine Veranlassung hin zu korrigieren bzw. zu ergänzen. Reisekostenanträge von Genehmigenden werden vom Präsidenten oder Vizepräsidenten auf sachliche Richtigkeit überprüft. Der Geschäftsführer zeichnet für die korrekte Kontierung, Buchung und Auszahlung. Ihm wird die Vollmacht für das Onlinebanking erteilt.

8. Berechtigung zur Genehmigung von Reisekosten

Funktion Veranstaltungen
Präsident alle
Vizepräsident alle
Schatzmeister alle
Spielleiter Spielleiterausschüsse und Meisterschaften des LSV im Herrenbereich
Frauenwart DLM der Frauen, Meisterschaften des LSV im Damenbereich
Seniorenwart Seniorenturniere des LSV und Mannschaftsmeisterschaft der Landesverbände
Lehrwart Lehrgänge des LSV
Öffentlichkeitsarbeit Einweisungen für Homepage
Vorsitzender Rechtskommission        Sitzungen der Rechtskommission
Breitensport Breitensportveranstaltungen des LSV
DWZ, Passwesen  
Bezirke  
Vorsitzende alle Veranstaltungen auf Bezirksebene
Schatzmeister alle Veranstaltungen auf Bezirksebene
Spielleiter Meisterschaften auf Bezirksebene, Sitzungen der Staffelleiter u.ä.
Schachjugend  
Vorsitzender alle Veranstaltungen der LSJ
Schatzmeister alle Veranstaltungen der LSJ
Spielleiter Meisterschaften der Schachjugend in allen Ebenen

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Vertretungsrichtlinie des LSV

Übersicht

Gert Kleint

Satzung

Satzung des Landesschachverbandes Sachsen-Anhalt

Ordnungen

Ehrenordnung

Finanzordnung

Geschäftsordnung des Landesverbandstags

Honorarordnung

Landesturnierordnung

Richtlinien

Richtlinie Datenschutz

Vertretungsrichtlinie

 

 

Richtlinie zum Datenschutz des Landesschachverbandes Sachsen-Anhalt e. V.

Gert Kleint

Präambel

Der LSV verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Mitgliederverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des LSV). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des LSVs zu gewährleisten, gibt sich der LSV die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1   Allgemeines

Der LSV verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die DSGVO, das BDSG und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im LSV, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2   Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der LSV verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der LSV insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Beitritts, Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im LSV, DWZ und Elozahl.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Deutschen Schachbund werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb des DSB beantragen (Spielgenehmigung) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

§ 3   Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über LSV-Aktivitäten werden personenbezogene Daten in verbandseigenen Publikationsmedien (Rochade EUROPA, Internet) veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des LSV werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4   Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im LSV

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe jedoch dem Geschäftsführer zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

Der Geschäftsführer stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5   Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im LSV (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Mitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen, Lehrgängen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6   Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der LSV einen LSV-eigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der LSV-internen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7   Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im LSV, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8   Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der LSV unterhält zentrale Auftritte für den LSV. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Referat Öffentlichkeitsarbeit.

2. Der Referent für Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Die Schachbezirke Dessau, Halle und Magdeburg und die Landesschachjugend betreiben eigene Internetauftritte. Für den Betrieb dieser Internetauftritts ist ein Verantwortlicher zu benennen, dem gegenüber der Präsident, der Referent für Öffentlichkeitsarbeit und der Geschäftsführer weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen kann das Präsidium nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Präsidiums nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 9   Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des LSVs dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Richtlinie können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 10 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Hauptausschuss des LSV am 07.03.2020 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des LSV in Kraft.

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Satzung